شاید خبردار شده باشین که اخیرا به سراغ یکی از کاربرا فعالمان به نام «توانا رسانه» رفتیم و در مورد نحوه کار اونا یه مطالعه موردی هم تهیه کردیم. در این پست روش کار تیم تولید محتوای این شرکت رو توضیح می‌دهیم و خواهیم دید چطور ساختار کارهایشان رو در تسکولو تعریف کردن.

محتوا پادشاهه؟ یه مقدمه بی‌ربط

الان چند ساله که تولید محتوا تبدیل به اسم رمز موفقیت در بازاریابی دیجیتال شده‌است. و این جریان راه خودتون رو به کسب‌وکارهای اینترنتی ایرانی هم باز کرده. گذشته از اینکه محتوا به دیده شدن بیشتر در جستجوهای گوگل کمک می‌کنه (و این چیزیه که بیشتر کسب‌وکارها از یه محتوای بهینه‌شده واسه جستجو انتظار دارن)، به مشتری و کاربر هم کمک می‌کنه با اطلاعات بهتر و آگاهی بیشتر تصمیم بگیرند. این دومی اتفاقیه که اگه یه بار خواسته باشین از اینترنت فارسی جوابتان رو پیدا کنین، حتما متوجه می شید تقریبا نشدنیه. صفحه‌های طولانی، که بعد از کلی تبلیغات، اطلاعاتی می‌دهند که جواب شما رو نخواهد داد. اما یه متخصص تولید محتوا خوب می دونه که بازدیدکننده ارزش محتوایی که اون رو آگاه می‌کنه، به سوالش پاسخ می ده و به اون کمک می‌کنه تصمیم بهتری بگیرد، رو می دونه.
می‌دانم مقدمه بالا بی‌ربط بود و ممکنه شما واسه خوندن این درسا به این صفحه نیامده‌اید – یعنی هم بی‌ربطه و هم خودش نکته‌ای که می‌خواهد بگوید رو نقض می‌کنه. اما چون ممکنه کارشناسان تولیدمحتوای خیلی این صفحه رو خواهند خواند، گفتم از وقت (سوء)استفاده کنم و بازم به خودم و بقیه یادآوری کنم چرا نوشتن پست‌های خوب مهمه.

تولید محتوا نیاز به نظم و همکاری داره

قبلا در وبلاگ تسکولو مطالب زیادی نوشته‌ایم در مورد اینکه یه پروژه موفق بازاریابی محتوا چه مشخصه‌هایی داره، ترفندهای جالب واسه افزایش بازدید و ترفندهای بی‌فایده رو معرفی کرده‌ایم، در مورد تحلیل و آزمایش داده‌ها توضیح داده‌ایم. خلاصه در مورد بازاریابی محتوا و بازاریابی دیجیتال کم نگفته‌ایم.
اما هرچقدر هم در مورد تولید محتوا بخوانیم و اطلاعات کسب کنیم، در نهایت یه روزی باید شروع به کار کنیم و تازه اون‌جاست که دردسرها شروع می‌شه. از طرفی باید همیشه از چند وقت پیش متن‌ها آماده باشن، از طرف دیگه باید محورهایی متناسب با نیازای مخاطب تعریف کرد و محتوا رو در اون محورها آماده کرد. تازه بعد از این‌ها کار هماهنگی شروع می‌شه. مترجم و نویسنده و گرافیست باید سر موقع کار خودتون رو واسه تایید به دست مدیر خود برسانند. و اگه تیمی هستین که به شرکت‌های دیگه سرویس میدید، باید کارفرما رو از آخرین پست‌ها و نتیجه‌های آماری مطلع کنین. کارفرمایی که خبر نداره شما چیکار می کنین در نهایت جایی احساس نارضایتی می‌کنه و حتی ممکنه قراردادش با شما رو فسخ کنه.
خدمات «مدیریت رسانه» توانارسانه با همه این مشکلات دست و پنجه نرم می‌کرد و وقتی که حجم کارها بیشتر شد، مدیریت اون می‌تونست از دستشون در برود. اونا اول با همکاری تیمی خودتون رو با وایبر انجام می‌دادند (بله به اندازه عمر وایبر کهنه‌کارند!) اما تولید محتوا نیاز به یه زمان‌بندی دقیق و پایش پش سر هم داره که نرم‌افزارهای پیام‌رسان واسه اون طراحی نشدن. اینجا بود که استفاده از نرم‌افزار مدیریت کار کاملا ضرورت پیدا کرد.

یه راه‌حل عملی واسه نظم دادن به کارهای تولید محتوا در تسکولو

۱- همه پروژه‌های مدیریت رسانه در یه سازمان قرار گرفته‌اند. همه اعضای تیم یه بار به این سازمان اضافه شدن و سردبیر، می تونه به راحتی افرادی که لازم داره رو به پروژه‌های جدید اضافه کنه. سازمان کمک کرده‌است مدیریت اعضای تیم‌های مختلف واسه مدیریت آسان‌تر شه.
۲- واسه هر پروژه، یه صفحه به نام «متون» واسه مدیریت محتوای تولیدی تعریف شده‌است. به علاوه یه صفحه واسه «تقویم پخش» هم تعریف شده‌است که در ادامه با اون بیشتر آشنا خواهیم شد. همچنین صفحه‌ای دیگه به نام «گرافیک» وجود داره که به عنوان منبع تموم مواد نپخته گرافیکی ربط به اون پروژه (مثل لوگوها، برندینگ و هر ماده تصویری ربط) استفاده می‌شه.
۳- واسه هر پروژه چند موضوع مشخص تعریف شده و براساس این موضوع‌ها تولید متن انجام می‌شه. هر موضوع به شکل یه لیست در صفحه «متون» تعریف شده‌است.
۴- واسه هر لیست چار بخش تعریف شده: تولید متن، تولید گرافیک، انتقال به تقویم و حذف که در ادامه بیشتر در مورد اون خواهیم خواند.
صفحه «متون» مثل یه میزکار کامل تحریریه روزنامه کار می‌کنه. وقتی نویسنده یه متن جدید آماده می‌کنه، یه کار جدید در لیست ربط به موضوع اون ایجاد می‌کنه و در کامنت‌ها به سردبیر اعلام می‌کنه. سردبیر متن‌های جدید رو چک می‌کنه و اگه موردتایید باشه، در کامنت‌ها نام گرافیست رو اشاره می‌کنه تا اون شروع به تهیه تصویر ربط به متن کنه. در صورتی که متن نیاز به اصلاح داشته باشه، سردبیر در کامنت‌ها اصلاحات مورد نظرش رو به اطلاع نویسنده می‌رساند.
گرافیست کار رو به بخش «تولید گرافیک» منتقل می‌کنه و کار خودتون رو شروع می‌کنه. بعد از این که کار گرافیست هم تموم شد و به تایید سردبیر رسید، کار به بخش «انتقال به تقویم» منتقل می‌شه و از اون‌جا در زمان مناسب به صفحه تقویم پخش منتقل می‌شه. در آخر اگه متنی رد شه، به بخش «حذف» منتقل می‌شه تا هم مزاحم کار نباشه و هم واسه اطلاع در دسترس باشه.
در صفحه «تقویم پخش» واسه هر روز یه لیست وجود داره، که متن‌هایی که قراره اون روز منتشر شن در اون قرار می‌گیرند.

کارکرد روش چابک چطوریه؟

در توسعهٔ نرم‌افزار، تیم‌ها کار خودتون رو با تهیهٔ یه فهرست از ویژگی‌های مورد نظر محصولشان شروع می کنن. این ویژگی‌ها به نام «یوزر استوری» معروفند. یوزر استوری‌ها، اول انتخاب می‌شن، اولویت‌بندی شده و بعد به شکل اصولی مورد رسیدگی قرار می‌گیرند. در ادامهٔ مقاله توضیح بیشتری دربارهٔ یوزر استوری و اصطلاحات دیگه آورده‌ایم.

اسکرام، یکی از روش‌های انجام روش چابکه که از محبوب‌ترین چارچوب‌ها بوده و در پروژه‌های غیر ITمفیده، به ویژه در راه اندازی پروژه‌های پیچیده‌ای که دارای اجزای زیاد هستن. مثلا اگه شما هدف برپا کردن یه کمپین بازاریابی بزرگ در چندین کانال (یعنی رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، تبلیغات آنلاین و چاپی) رو دارین، می تونید از روش چابک و چارچوب اسکرام استفاده کرده و پروژه رو به اجزای کوچیک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنین. بعد روی هر قسمت به شکل اصولی کار کنین تا در آخر، محصول یا کمپین نهایی آماده و قابل پخش شه.

روش-چابک-در-مقایسه-روش-آبشاری-اینفوگرافی
چابک یا agile باید به این دقت کنیم که تکنیک یا متدیه که بر خلاف روش سنتی (روش آبشاری)، از روش تکرار شونده‌ای استفاده می‌کنه و در فواصل وقتی مشخص، اجزایی از پروژه رو که قابل تحویل دادن باشن، تولید می‌کنه

 

روش‌های جدید مدیریت: چطوری کل سازمان رو چابک کنیم؟

 

عناصر اصلی روش چابک

نقش‌ها، اجزا و قدم‌های متعددی وجود دارن که از بخش‌های اساسی روش چابک هستن. روش چابک، اصطلاحات مخصوص به خودتون رو داره.

۱. یوزر استوری

یوزر استوری به هر ویژگی گفته می‌شه که می‌خواهید محصولتان اون رو داشته‌باشه. یوزر استوری، بیشتر روی یه کارت یا کاغذ چسب‌دار رنگی، یا استیکر نت مجازی نوشته می‌شه. یه یوزر استوری باید هدف خودتون رو به روش‌ای کوتاه و صریح بیان کنه. یکی از این مثال‌ها رو ببینید:

«به عنوان [نقش یا عنوان درخواست کننده]، من [یه ویژگی] رو می‌خواهم تا  [یه فایده] رو ایجاد کنم.»

واسه بازاریابی، یوزر استوری چیزی شبیه به این هستش:

«به‌عنوان مدیر بازاریابی، می‌خواهم به هر یک از مقاله‌های وبلاگ، یه آیکون فیس بوک اضافه شه تا از این راه، خوانندگان رو تشویق کنیم که مقاله‌ها رو با مخاطبان خود به اشتراک بذارن.»

۲. صاحب محصول (Product Owner)

صاحب محصول، فرد دوراندیشیه که واسه خروجی نهایی پروژه برنامه‌ریزی می‌کنه. این شخص تصمیم میگیره که پروژه شامل کدوم یوزر استوری باشه و نتیجهٔ مورد نظر پروژه رو به گروه اعلام می‌کنه.

فرهنگ سازمانی چابک چه فایده هایی واسه شرکت شما داره؟

 

۳. اسکرام مستر (Scrum Master)

اسکرام مستر یا رهبر اسکرام، مسئول موفقیت عملیاتی پروژهه. اون برگزاری جلسات رو تسهیل می‌کنه، وظیفهٔ رسیدگی به اعضای تیم رو داره تا از مهیا بودن اون چیزی که واسه انجام وظایف ‌افراد لازمه، مطمئن شه و مراقب اجرای پروژه در مسیرمطلوب باشه.

۴. تیم

شما به گروهی از افراد نیاز دارین که شما رو در توسعه‌ و پخش محصولتان یاری کنن. تیم می تونه شامل نویسندگان، طراحان، مدیران خلاق، توسعه دهندگان، متخصصان اطمینان کیفیت و متخصصان داده باشه.

اجزای اصلی روش چابک

۵. اسپرینت (Sprint)

یه اسپرینت به دورهٔ وقتی گفته می‌شه که در اون تعداد مشخصی از یوزر استوری‌ها باید تکمیل شن. تیم با شرکت در جلسهٔ برنامه‌ریزی اسپرینت، تصمیم خواهد گرفت که یه اسپرینت مشخص، شامل کدوم یوزر استوری باشه و اینکه چند اسپرینت لازمه تا پروژه تکمیل شه. طول مدت اسپرینت واسه پروژه‌های نرم‌افزاری معمولا دو هفتهه اما واسه پروژه‌های بازاریابی ممکنه کوتاه‌تر باشه. زیرا بازاریاب‌ها بیشتر از ابزارهایی مثل Marketo،  ExactTarget,  یا  WordPressاستفاده می کنن تا کارها رو سریع‌تر کرده و نیاز به کدنویسی رو محدود کنن. این زیر-پروژه‌ها بیشتر در مدت کوتاه‌تری به اتمام می‌رسند.

۶. بک‌لاگ محصول (Product Backlog)

بک‌لاگ محصول باید به این دقت کنیم که یه لیست کاری است. در محیط اسکرام، بک‌لاگ به مجموعه‌ای از یوزر استوری‌ها واسه یه چرخهٔ اسپرینت مشخص گفته می‌شه. هر یوزر استوری در یه زمان تخمینی، تکمیل می‌شه و اولویت‌بندی یوزر استوری‌ها، به عهدهٔ صاحب محصوله. بک‌لاگ محصول، باعث شفاف‌سازی کارکرد پروژه می‌شه و نشون می ده که پروژه در راه مورد نظر حرکت می‌کنه یا نه.

۷. اسکرام روزانه

اسکرام روزانه یا جلسه روزانه، جلسهٔ کوتاه و ایستاده‌ایه که با حضور همهٔ ذی‌نفعان برگزار می‌شه. طول اون حدود ۷ الی ۱۵ دقیقه بوده و توسط اسکرام مستر، مدیریت می‌شه. هدف این جلسه، ایجاد یه گرد هم آیی کوتاه واسه صحبت در مورد دست یافته‌های روز قبل، و کارها و موانع پیش رو در همون روزه. اسکرام مستر از این جلسه واسه حرکت دادن پروژه در راه مورد نظر و تعیین نحوهٔ کارکرد پروژه استفاده می‌کنه و هرگونه مانعی رو که از تکمیل به موقع پروژه جلوگیری می‌کنه، تشخیص می ده.

۸. جلسهٔ گذشته‌نگر

پس از تکمیل همهٔ بخش‌ها و پخش برنامه، واسه ذی‌نفعان پروژه خیلی مهمه که جلسه‌ای داشته باشن و درمورد اینکه چه‌چیزهایی خوب بوده و چه چیزهایی  در پروژهٔ بعدی قابل ارتقاه، به گفتگو بپردازند. حتی مشتری یا نمایندهٔ مشتری در شرکت شما (مثلا کارشناس فروش) بهتره در این جلسه حضور داشته باشه.

مدیریت ساخت و ساز چابک چیه؟

 

روش کانبان چیه؟

کانبان اول توسط شرکت خودروسازی ژاپنی تویوتا به منظور بهینه کردن فرایندهای مهندسی توسعه داده شد. در محیط بازاریابی، کانبان و اسکرام در کنار هم کار می کنن. به این ترتیب چارچوبی فراهم می‌شه که تعیین می‌کنه روی هر یوزر استوری چه وقتی کار شه تا بهره وری افزایش یابد.

روش کانبان می تونه بی به خطر انداختن خروجی کار، شما رو در یافتن بیشترین بهره‌وری یاری کنه.

شبیه‌سازی جالبی از درست کردن یه هواپیمای کاغذی وجود داره که روش کانبان رو به‌خوبی نشون می ده. خیال کنین که چار کارگر در خط مونتاژ دارین و از هر یک از اونا خواسته‌اید که کار خاصی رو روی یه تکه کاغذ انجام دهند.

  • کارگر ۱: این فرد کاغذ رو از وسط تا می‌کنه.
  • کارگر ۲: این فرد کاغذ رو باز می‌کنه، چار بار دیگرکاغذ رو تا می زنه و بعد کاغذ رو در دو محل برش می ده.
  • کارگر ۳: این فرد چار بار کاغذ رو تا می‌کنه.
  • کارگر ۴: در مرحله نهایی، این فرد دو بار کاغذ رو به منظور تکمیل هواپیما تا می‌کنه.
اینفوگرافیک-بهره-وری-در-مدیریت
در این مثال، کارگر ۲ بیشترین کار رو انجام می ده که باعث می‌شه در خط تولید، ترافیک ایجاد شه.

 

در استفاده از روش کانبان، اولین قدم، اطمینان حاصل کردن از تعادل میزان ورودی‌ها است. به‌عبارت دیگه، کارگر ۱ باید تا وقتی که کارگر ۲ آمادهٔ انجام کار برروی کاغذ بعدی باشه، صبر کرده و کاغذ تا شدهٔ دیگه ای تولید نکند. استفاده از روش کانبان می تونه با اطمینان حاصل کردن از تعادل منابع ورودی و بی ایجاد انبوهی از کاغذ در انبار ذخیره، انتقال اقلام رو در چرخهٔ ورودی سرعت ببخشد.

قدم دوم، توزیع یکسان حجم کار است. همون‌طور که کارگر ۲، کار خیلی بیشتری نسبت به بقیه داره، متعادل‌سازی حجم کار بین هر چار کارگر، باعث کارآمدتر شدن تولید و اطمینان از عدم وجود گلوگاه و ترافیک می‌شه.

استفاده از کانبان آسون‌تر از اینه که ممکنه به نظر برسد و روش قدرتمندی واسه کارآمدتر کردن هر چرخهٔ تولیدیه؛ از تولید اتومبیل و هواپیمای کاغذی گرفته تا کمپین‌های بازاریابی.

بازاریابی چابک: چطور از روش اسکرام در مدیریت تیم بازاریابی استفاده کنیم؟

 

فرآیند چابک در هفت مرحله:

پس از پرداختن به نقش‌ها و بخش‌های مختلف روش چابک، مروری بر کل فرآیند می‌کنیم:

  1. صاحب محصول، خلاصه‌ای از هدف، ویژگی‌های مطلوب، اجزای محصول نرم‌افزاری یا ایدهٔ بازاریابی رو تهیه می‌کنه.
  2. گروه کاری انتخاب شده و لیستی از یوزر استوری‌های مدنظر نوشته می‌شه.
  3. اسکرام مستر، جلسهٔ برنامه‌ریزی اسپرینت رو ترتیب می ده. به هر یک از یوزر استوری‌ها، وقتی اختصاص داده می‌شه. یوزر استوری‌ها انتخاب شده و در اسپرینت‌هایی که از روش کانبان استفاده می کنن، قرار می‌گیرند. نقش‌ها تعیین می‌شن و زمان‌بندی اسپرینت‌ها تا زمان تحویل پروژه مشخص می‌شه.
  4. ‌تولید شروع می‌شه و اسکرام مستر هر روز جلسه‌ای رو واسه ردیابی پیشرفت و موانع راه برگزار می‌کنه.
  5. از بک‌لاگ محصول واسه پیشرفت کار استفاده می‌شه.
  6. محصول منتشر می‌شه.
  7. به منظور ایجاد بازخوردهایی واسه استفاده در پروژه‌های آتی، یه جلسهٔ گذشته‌نگر تشکیل می‌شه.

نرم افزارهای مناسب مدیریت چابک

ابزارهایی واسه کمک به شما در برنامه ریزی و مدیریت کارها با روش چابک طراحی شده. تسکولو نرم افزار مدیریت تیم آنلاینیه که کمک می‌کنه پروژه خودتون رو تا ۵ سطح، به اجزای کوچیک تا حد یوزر استوری تقسیم کنین. بعد می‌توایند هر یک از این کارها رو به افراد تیم خود واگذار کنین و واسه اونا سطح دسترسی‌های مختلفی تعریف کنین. هز یه از اعضای تیم می تونن با اتصال به اینترنت از هر کجایی که هستن، به پروژه دسترسی داشته باشن.

مدیر پروژه می تونه گزارش روش انجام کارها رو با تحلیل‌گر نسکولو به شکل آماری و همچنین گرافیکی نگاه کنه. واسه اطلاعات بیشتر، به مقاله «» مراجعه کنین.

در شکل زیر، یه پروژه که شامل قسمت‌های طراحی تجربه کاربری، توسعه فنی و بازاریابیه رو در تسکولو می‌بینید.

چطوری در پروژه ساخت نیروگاه هسته‌ای از روش چابک استفاده کردیم؟

 

در محیط‌های سریع و پیچیده، واسه کمک به تولید کالاها عالی و برنامه‌های یکپارچه، استفاده از متدهای چابک الزامیه. با پخش کارهای عالی، تیم شما احساس قدرت می‌کنه، مشتریای شما خوشحال شده و طرح‌های شما شکوفا می‌گردند.

خوشحال می‌شویم تجربهٔ شما رو درباره استفاده از روش چابک بشنویم. لطفا تجربه خودتون رو در بخش نظرات با ما در بین بذارین!